Retención en la fuente por salarios
Definición
La retención en la fuente por salarios, como su nombre lo indica, se aplica sobre el salario del empleado.
Se entiende por ingreso laboral o salario los pagos que recibe un trabajador que está vinculado mediante un contrato de trabajo. El salario es la contraprestación económica que recibe el trabajador a cambio de la prestación personal de sus servicios a su empleador.
Desde el punto de vista tributario, todo lo que devengue el trabajador constituye ingreso fiscal y como tal, dichos ingresos formarán parte de la base gravable en materia impositiva, bien sea que dichos ingresos sean pagados en dinero o en especie y bien sea que se paguen de manera directa o indirecta al trabajador.
Sujetos Activos de Retención en la Fuente
Los sujetos pasivos de la retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta por concepto de rentas de tipo laboral (salarios) corresponde a aquellos a quienes la Ley ha asignado el deber de retener, en este caso, los empleadores.
La retención en la fuente por salarios debe aplicarla toda persona natural o jurídica que haga pagos laborales, sin distinción alguna.
Así se desprende la lectura del artículo 383 del estatuto tributario, cuando dice que la retención debe efectuarse sobre los pagos efectuados por «las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas», de manera que toda persona o empresa que realice pagos laborales debe actuar como agente de retención sin considerar ningún requisito especial como monto de ingresos o patrimonio.
Sin embargo, tratándose de personas naturales, el parágrafo 3 del artículo 1.2.4.1.17 del decreto 1625 de 2016 señala que: ¨Para los fines de este artículo la persona natural que actúe como agente de retención del impuesto sobre la renta y complementarios debe cumplir con las condiciones que señala el artículo 368-2 del Estatuto Tributario¨.
Lo anterior quiere decir que la persona natural solo actúa como agente de retención por ingresos laborales cuando cumple con los topes de ingresos y patrimonio señalados en el artículo 368-2 del estatuto tributario.
Se aclara que la retención se aplicará siempre que el pago supere la base sujeta a retención, de manera que si una persona natural tiene trabajadores que devengan apenas el salario mínimo, nunca tendrá que practicar retención en la fuente por salarios, y nunca debe actuar como agente de retención (actualmente); apenas será un agente de retención en potencia, en la medida en que, en el momento que eventualmente haga un pago sujeto a retención por salarios que alcance la base sujeta a retención, debe proceder a retener la suma a que haya lugar.
Se precisa que la retención por salarios se hace al momento en que se efectúa el pago al trabajador, y no cuando ese se causa.
Tarifa de Retención en la Fuente por Salarios.
El artículo 383 del estatuto tributario, modificado por la ley 2010 de 2019, contiene las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por ingresos laborales, como se muestra a continuación:
|
Rangos UVT |
Tarifa Marginal | Retención en la fuente | |
| Desde | Hasta | ||
| 0 | 95 | 0% | 0 |
| > 95 | 150 | 19% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)x 19% |
| 360 | 28% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 28% + 10 UVT | |
| > 360 | 640 | 33% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 33% + 69 UVT |
| 945 | 35% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 35% + 162 UVT | |
| 2300 | 37% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 37% + 268 UVT | |
| > 2300 | En adelante | 39% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 39% + 770 UVT |
Definición
La retención en la fuente por salarios, como su nombre lo indica, se aplica sobre el salario del empleado.
Se entiende por ingreso laboral o salario los pagos que recibe un trabajador que está vinculado mediante un contrato de trabajo. El salario es la contraprestación económica que recibe el trabajador a cambio de la prestación personal de sus servicios a su empleador.
Desde el punto de vista tributario, todo lo que devengue el trabajador constituye ingreso fiscal y como tal, dichos ingresos formarán parte de la base gravable en materia impositiva, bien sea que dichos ingresos sean pagados en dinero o en especie y bien sea que se paguen de manera directa o indirecta al trabajador.
Sujetos Activos de Retención en la Fuente
Los sujetos pasivos de la retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta por concepto de rentas de tipo laboral (salarios) corresponde a aquellos a quienes la Ley ha asignado el deber de retener, en este caso, los empleadores.
La retención en la fuente por salarios debe aplicarla toda persona natural o jurídica que haga pagos laborales, sin distinción alguna.
Así se desprende la lectura del artículo 383 del estatuto tributario, cuando dice que la retención debe efectuarse sobre los pagos efectuados por «las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas», de manera que toda persona o empresa que realice pagos laborales debe actuar como agente de retención sin considerar ningún requisito especial como monto de ingresos o patrimonio.
Sin embargo, tratándose de personas naturales, el parágrafo 3 del artículo 1.2.4.1.17 del decreto 1625 de 2016 señala que: ¨Para los fines de este artículo la persona natural que actúe como agente de retención del impuesto sobre la renta y complementarios debe cumplir con las condiciones que señala el artículo 368-2 del Estatuto Tributario¨.
Lo anterior quiere decir que la persona natural solo actúa como agente de retención por ingresos laborales cuando cumple con los topes de ingresos y patrimonio señalados en el artículo 368-2 del estatuto tributario.
Se aclara que la retención se aplicará siempre que el pago supere la base sujeta a retención, de manera que si una persona natural tiene trabajadores que devengan apenas el salario mínimo, nunca tendrá que practicar retención en la fuente por salarios, y nunca debe actuar como agente de retención (actualmente); apenas será un agente de retención en potencia, en la medida en que, en el momento que eventualmente haga un pago sujeto a retención por salarios que alcance la base sujeta a retención, debe proceder a retener la suma a que haya lugar.
Se precisa que la retención por salarios se hace al momento en que se efectúa el pago al trabajador, y no cuando ese se causa.
Tarifa de Retención en la Fuente por Salarios.
El artículo 383 del estatuto tributario, modificado por la ley 2010 de 2019, contiene las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por ingresos laborales, como se muestra a continuación:
Retención en la fuente por salarios
Definición
La retención en la fuente por salarios, como su nombre lo indica, se aplica sobre el salario del empleado.
Se entiende por ingreso laboral o salario los pagos que recibe un trabajador que está vinculado mediante un contrato de trabajo. El salario es la contraprestación económica que recibe el trabajador a cambio de la prestación personal de sus servicios a su empleador.
Desde el punto de vista tributario, todo lo que devengue el trabajador constituye ingreso fiscal y como tal, dichos ingresos formarán parte de la base gravable en materia impositiva, bien sea que dichos ingresos sean pagados en dinero o en especie y bien sea que se paguen de manera directa o indirecta al trabajador.
Sujetos Activos de Retención en la Fuente
Los sujetos pasivos de la retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta por concepto de rentas de tipo laboral (salarios) corresponde a aquellos a quienes la Ley ha asignado el deber de retener, en este caso, los empleadores.
La retención en la fuente por salarios debe aplicarla toda persona natural o jurídica que haga pagos laborales, sin distinción alguna.
Así se desprende la lectura del artículo 383 del estatuto tributario, cuando dice que la retención debe efectuarse sobre los pagos efectuados por «las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas», de manera que toda persona o empresa que realice pagos laborales debe actuar como agente de retención sin considerar ningún requisito especial como monto de ingresos o patrimonio.
Sin embargo, tratándose de personas naturales, el parágrafo 3 del artículo 1.2.4.1.17 del decreto 1625 de 2016 señala que: ¨Para los fines de este artículo la persona natural que actúe como agente de retención del impuesto sobre la renta y complementarios debe cumplir con las condiciones que señala el artículo 368-2 del Estatuto Tributario¨.
Lo anterior quiere decir que la persona natural solo actúa como agente de retención por ingresos laborales cuando cumple con los topes de ingresos y patrimonio señalados en el artículo 368-2 del estatuto tributario.
Se aclara que la retención se aplicará siempre que el pago supere la base sujeta a retención, de manera que si una persona natural tiene trabajadores que devengan apenas el salario mínimo, nunca tendrá que practicar retención en la fuente por salarios, y nunca debe actuar como agente de retención (actualmente); apenas será un agente de retención en potencia, en la medida en que, en el momento que eventualmente haga un pago sujeto a retención por salarios que alcance la base sujeta a retención, debe proceder a retener la suma a que haya lugar.
Se precisa que la retención por salarios se hace al momento en que se efectúa el pago al trabajador, y no cuando ese se causa.
Tarifa de Retención en la Fuente por Salarios.
El artículo 383 del estatuto tributario, modificado por la ley 2010 de 2019, contiene las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por ingresos laborales, como se muestra a continuación:
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Rangos UVT |
Tarifa Marginal | Retención en la fuente | |
| Desde | Hasta | ||
| 0 | 95 | 0% | 0 |
| > 95 | 150 | 19% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)x 19% |
| 360 | 28% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 28% + 10 UVT | |
| > 360 | 640 | 33% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 33% + 69 UVT |
| 945 | 35% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 35% + 162 UVT | |
| 2300 | 37% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 37% + 268 UVT | |
| > 2300 | En adelante | 39% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)x 39% + 770 UVT |
Se trata de una tabla progresiva, donde la tarifa se hace más elevada entre más alto sea el salario.
Nótese que el primer rango no está sujeto a retención, de manera que, si el salario del trabajador, una vez depurado, es igual o menor a 95 UVT, no se aplica retención.
Los rangos allí señalados corresponden al salario del trabajador una vez ha sido depurado, esto es, una vez se han restado los conceptos que la ley permite detraer para reducir la base sujeta a retención.
Base Sujeta a Retención en la Fuente por Salarios.
La base sujeta a retención por salarios está constituida por todos los pagos gravados o gravables con el impuesto a la renta, en los términos del artículo 26 del estatuto tributario, que los define como aquellos «…que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan sido expresamente exceptuados…».
Todo pago laboral debe incluirse en la base sujeta a retención. Entre esos pagos están el salario como tal, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y festivos, los pagos en especie, las bonificaciones, etc.
Dentro de la base sujeta a retención se deben incluir hasta los pagos que hayan sido pactados en el contrato como no constitutivos de salarios, pues ese acuerdo entre particulares no afecta la naturaleza gravada de un ingreso.
Se exceptúan los pagos que el trabajador recibe como reembolso de gastos en que haya incurrido en beneficio del empleador o para realizar su trabajo, pues estos son pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador y, por tanto, no cumplen con los requisitos del artículo 26 del estatuto tributario.
Además, se incluyen pagos como vacaciones, algunos viáticos, pagos por licencia de maternidad o paternidad, incapacidades laborales, indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad, etc.
Esa base inicial, producto de la sumatoria de todos esos conceptos, está sujeta a una depuración que consiste en restar todos los pagos que la ley ha considerado como rentas exentas, ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional, y en general, todos los que la ley prevé que se pueden restar para efectos de aplicar la retención en la fuente.
Depuración de la Base Sujeta a Retención.
Del total de ingresos gravados se restan los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y las rentas de trabajo exentas que tenga el trabajador.
El artículo 388 del estatuto tributario señala que la depuración de la base del cálculo de la retención se realiza de la siguiente forma:
Del total de pagos laborales se detraen los siguientes conceptos:
- Los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
- Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario.
- Las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas.
Esto arroja un ingreso gravado del que se descontarán los conceptos que la ley expresamente contempla.
Conceptos que se Restan de los Ingresos Gravados.
Entre los conceptos que se pueden restar de los ingresos gravados para disminuir y determinar la base sujeta a retención, según el procedimiento indicado en el artículo 388 del ETN, son los siguientes,
Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
Los siguientes conceptos se pueden incluir como ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional:
| Ingreso no constutivo de renta ni ganancia ocasional | Límite |
| Los aportes obligatorios a salud que realice el trabajador (artículo 56 E.T) | Sin límite |
| Los aportes obligatorios a salud que realice el trabajador o su empleador (artículo 55 del E.T) | Sin límite |
| Aportes al fondo de solidaridad pensional | Sin límite |
| Aportes voluntarios que se realicen en el fondo de pensiones obligatorias en el régimen de ahorro individual | 25% del ingreso laboral, limitado anualmente a 2.500 UVT |
Los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional se restan al total de ingresos laborales brutos para determinar los ingresos gravados como tal.
Deducciones Especiales.
La ley permite que el trabajador deduzca de la base de retención una serie de conceptos que nada tienen que ver con gastos necesarios para generar ingresos, sino que son simples beneficios tributarios para aliviar la carga tributaria de los trabajadores, tales como:
| Deducción | Límite |
| Los pagos de alimentación a que se refiere el artículo 387 del estatuto tributario | 41 UVT mensuales |
| Deducción por dependientes en los términos del artículo 387 del estatuto tributario | 10% de los ingresos laborales brutos, limitado a 32 UVT mensuales. |
| Intereses pagaos por créditos de vivienda (hipotecarios y leasing habitacional) del estatuto tributario según el artículo 387 | 1.200 UVT mensuales / UVT anuales (Artículo 119 E.T) |
| Los pagos a medicina prepagada y seguros de salud en beneficio del trabajador, su cónyuge, sus hijos o dependientes (artículo 387 del estatuto tributario) | 16 UVT mensuales |
Estos conceptos se restan al ingreso neto gravado, que se ha determinado restando los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional a los ingresos laborales brutos.
Rentas Exentas.
La ley considera rentas exentas que podrán imputar los trabajadores para efecto de depurar la base sujeta a retención, tales como:
| Renta exenta | Límite |
| El auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías en la parte no grava, conforme a lo establecido el numeal 4 del artículo 206 del estatuto tributario. | Limitado a salarios recibios por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis (6) últimos meses de vinculación laboral no exceda de 350 UVT. |
| Aportes a fondos voluntarios de pensión (artículo 126-1 del estatuto tributario) | 30% del ingreso laboral, limitado a 3.800 UVT anuales. |
| Los ahorros en cuentas AFC, según el artículo 126-4 del estatuto tributario. | Limitado a 30% del ingreso laboral, limitado a 3.800 UVT anuales. La suma del anterior y el presente beneficio no debe superar esos montos. |
| Lo recibido por gastos de entierro del trabajador (Numeral 3, artículo 206 del estatuto tributario) | La norma no fija límites individuales. |
| Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad (Numeral 1 del artículo 206 del estatuto tributario) | La norma no fija límites individuales. |
| Las indemnizaciones relacionadas con la maternidad (Numeral 2 del artículo 206 del estatuto tributario) | La norma no fija límites individuales. |
| El 25% del ingreso laboral en los términos del numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario. | 790 UVT anuales. |
Las rentas exentas se restan al ingreso neto gravable, precisando que en el caso del 25% de la renta exenta de que trata el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario, tal porcentaje se aplica luego de haber restado los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, las deducciones especiales y las otras rentas exentas diferentes al 25%, por lo que se debe hacer una depuración con dichos conceptos, y al saldo que quede se le aplica el 25% observando el límite anual de 790 UVT.
Límites Mensuales y Anuales.
La norma establece límites mensuales para unos conceptos y límites anuales para otros conceptos.
Cuando se trata de límites mensuales, el monto que se reste en cada mes no puede superar ese límite.
Cuando se trata de límites anuales, no es obligatorio hacer un promedio mensual, es decir, no es necesario dividir el límite anual entre 12, y se puede incluir la totalidad del valor permitido en un solo mes, o en dos, etc., a elección del trabajador.
Procedimientos de retención en la fuente por salarios.
El Estatuto Tributario contempla dos procedimientos para determinar la retención en la fuente por ingresos laborales, y el agente de retención aplicará cualquiera de los dos según su voluntad o según lo solicite el trabajador sujeto a retención.
En los dos procedimientos o métodos se aplican los mismos descuentos y beneficios; lo que cambia es la forma de calcular o determinar la base sujeta a retención.
Procedimiento de retención número 1.
El procedimiento número 1 está contemplado en el artículo 385 del Estatuto Tributario y consiste en que cada mes se determina el porcentaje que corresponda según el monto del salario devengado.
En este procedimiento, el cálculo se hace individualmente para cada mes, de manera que es irrelevante lo que el trabajador haya devengado en meses anteriores.
Es importante anotar que cuando se trate de la prima de servicios, si se utiliza el procedimiento número 1, la retención sobre esta debe hacerse independiente de los demás pagos laborales.
Esto es así porque la prima de servicios es un pago que se realiza una vez cada seis meses, de manera que no es un pago mensual, y recordemos que el procedimiento número 1 está diseñado para determinar una retención mensual con base en el ingreso mensual.
En el procedimiento número 2, la prima de servicios sí se incluye dentro del total de ingresos, es decir que no se hace de forma independiente.
Procedimiento de retención número 2.
El procedimiento número 2 está contemplado en el artículo 386 del estatuto tributario, el cual consiste en determinar un porcentaje fijo aplicable semestralmente, de manera que cada semestre se determina el porcentaje de retención que se aplicará mes a mes en los siguientes seis meses.
El procedimiento número 2 se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada año, y se tomará el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el cálculo.
En el caso de que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomarán en cuenta los meses que lleve y se dividirá por ese mismo número.
Luego, mensualmente se sigue el mismo tratamiento que en el procedimiento 1 para efectos de determinar la base mensual de retención, a la cual se le aplicará el porcentaje fijo semestral calculado en junio o diciembre, puesto que una cosa es determinar el porcentaje fijo, y otra, determinar la base para aplicar el porcentaje fijo, base que sí se determina mensualmente.
Una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicará en cada uno de los siguientes seis meses, así la base depurada en cada mes no alcance el tope mínimo para estar sometido a retención en la fuente.
La tabla de retención en la fuente para ingresos laborales que se encuentra señalada en el artículo 383 del estatuto tributario establece que los pagos gravables superiores a 95 UVT se les practica retención, y en el caso de que utilicemos el procedimiento 2, puede ser que, en el mes de febrero, el salario solo sea de 90 UVT una vez depurado, y en tal caso se debe aplicar el porcentaje fijo de retención ya determinado con anterioridad, al tratarse precisamente de un porcentaje fijo sin importar el monto de la base depurada.
Es decir, que, en el procedimiento 2 de retención, una vez determinado el porcentaje fijo, no se utiliza la tabla de retención del artículo 383 del estatuto tributario, sino que siempre se utiliza el porcentaje fijo de retención sobre la base de retención, cualquiera sea su monto.
Esto no sucederá en el procedimiento 1, ya que solo se aplicaría retención si el salario gravable supera 95 UVT. En otras palabras, una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicará a los salarios de los seis meses siguientes sin importar el monto mensual de los mismos, lo que no sucede con el procedimiento 1, en el que solo se aplicaría retención si los ingresos gravados superan el monto de 95 UVT.
Después de seleccionado el procedimiento a utilizar y una vez determinada la base gravable en UVT (depurada), se lleva a la tabla del artículo 383 del estatuto tributario.
Con este artículo no se pretende explicar todos los detalles de la retención en la fuente por salarios, solo es una guía general que permite dar un entendimiento básico en la materia.
Finalmente se menciona que a normatividad local permite aplicar la retención en la fuente por salarios sobre ingresos provenientes de una relación no laboral, regulada por un contrato de servicios, sin embargo este no es un tema que se desarrolle en el presente artículo.
Se trata de una tabla progresiva, donde la tarifa se hace más elevada entre más alto sea el salario.
Nótese que el primer rango no está sujeto a retención, de manera que, si el salario del trabajador, una vez depurado, es igual o menor a 95 UVT, no se aplica retención.
Los rangos allí señalados corresponden al salario del trabajador una vez ha sido depurado, esto es, una vez se han restado los conceptos que la ley permite detraer para reducir la base sujeta a retención.
Base Sujeta a Retención en la Fuente por Salarios.
La base sujeta a retención por salarios está constituida por todos los pagos gravados o gravables con el impuesto a la renta, en los términos del artículo 26 del estatuto tributario, que los define como aquellos «…que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan sido expresamente exceptuados…».
Todo pago laboral debe incluirse en la base sujeta a retención. Entre esos pagos están el salario como tal, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y festivos, los pagos en especie, las bonificaciones, etc.
Dentro de la base sujeta a retención se deben incluir hasta los pagos que hayan sido pactados en el contrato como no constitutivos de salarios, pues ese acuerdo entre particulares no afecta la naturaleza gravada de un ingreso.
Se exceptúan los pagos que el trabajador recibe como reembolso de gastos en que haya incurrido en beneficio del empleador o para realizar su trabajo, pues estos son pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador y, por tanto, no cumplen con los requisitos del artículo 26 del estatuto tributario.
Además, se incluyen pagos como vacaciones, algunos viáticos, pagos por licencia de maternidad o paternidad, incapacidades laborales, indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad, etc.
Esa base inicial, producto de la sumatoria de todos esos conceptos, está sujeta a una depuración que consiste en restar todos los pagos que la ley ha considerado como rentas exentas, ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional, y en general, todos los que la ley prevé que se pueden restar para efectos de aplicar la retención en la fuente.
Depuración de la Base Sujeta a Retención.
Del total de ingresos gravados se restan los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y las rentas de trabajo exentas que tenga el trabajador.
El artículo 388 del estatuto tributario señala que la depuración de la base del cálculo de la retención se realiza de la siguiente forma:
Del total de pagos laborales se detraen los siguientes conceptos:
- Los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
- Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario.
- Las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas.
- Esto arroja un ingreso gravado del que se descontarán los conceptos que la ley expresamente contempla.
Conceptos que se Restan de los Ingresos Gravados.
Entre los conceptos que se pueden restar de los ingresos gravados para disminuir y determinar la base sujeta a retención, según el procedimiento indicado en el artículo 388 del ETN, son los siguientes,
Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
Los siguientes conceptos se pueden incluir como ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional:
| Ingreso no constutivo de renta ni ganancia ocasional | Límite |
| Los aportes obligatorios a salud que realice el trabajador (artículo 56 E.T) | Sin límite |
| Los aportes obligatorios a salud que realice el trabajador o su empleador (artículo 55 del E.T) | Sin límite |
| Aportes al fondo de solidaridad pensional | Sin límite |
| Aportes voluntarios que se realicen en el fondo de pensiones obligatorias en el régimen de ahorro individual | 25% del ingreso laboral, limitado anualmente a 2.500 UVT |
Los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional se restan al total de ingresos laborales brutos para determinar los ingresos gravados como tal.
Deducciones Especiales.
La ley permite que el trabajador deduzca de la base de retención una serie de conceptos que nada tienen que ver con gastos necesarios para generar ingresos, sino que son simples beneficios tributarios para aliviar la carga tributaria de los trabajadores, tales como:
| Deducción | Límite |
| Los pagos de alimentación a que se refiere el artículo 387 del estatuto tributario | 41 UVT mensuales |
| Deducción por dependientes en los términos del artículo 387 del estatuto tributario | 10% de los ingresos laborales brutos, limitado a 32 UVT mensuales. |
| Intereses pagaos por créditos de vivienda (hipotecarios y leasing habitacional) del estatuto tributario según el artículo 387 | 1.200 UVT mensuales / UVT anuales (Artículo 119 E.T) |
| Los pagos a medicina prepagada y seguros de salud en beneficio del trabajador, su cónyuge, sus hijos o dependientes (artículo 387 del estatuto tributario) | 16 UVT mensuales |
Estos conceptos se restan al ingreso neto gravado, que se ha determinado restando los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional a los ingresos laborales brutos.
Rentas Exentas.
La ley considera rentas exentas que podrán imputar los trabajadores para efecto de depurar la base sujeta a retención, tales como:
| Renta exenta | Límite |
| El auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías en la parte no grava, conforme a lo establecido el numeal 4 del artículo 206 del estatuto tributario. | Limitado a salarios recibios por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis (6) últimos meses de vinculación laboral no exceda de 350 UVT. |
| Aportes a fondos voluntarios de pensión (artículo 126-1 del estatuto tributario) | 30% del ingreso laboral, limitado a 3.800 UVT anuales. |
| Los ahorros en cuentas AFC, según el artículo 126-4 del estatuto tributario. | Limitado a 30% del ingreso laboral, limitado a 3.800 UVT anuales. La suma del anterior y el presente beneficio no debe superar esos montos. |
| Lo recibido por gastos de entierro del trabajador (Numeral 3, artículo 206 del estatuto tributario) | La norma no fija límites individuales. |
| Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad (Numeral 1 del artículo 206 del estatuto tributario) | La norma no fija límites individuales. |
| Las indemnizaciones relacionadas con la maternidad (Numeral 2 del artículo 206 del estatuto tributario) | La norma no fija límites individuales. |
| El 25% del ingreso laboral en los términos del numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario. | 790 UVT anuales. |
Las rentas exentas se restan al ingreso neto gravable, precisando que en el caso del 25% de la renta exenta de que trata el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario, tal porcentaje se aplica luego de haber restado los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, las deducciones especiales y las otras rentas exentas diferentes al 25%, por lo que se debe hacer una depuración con dichos conceptos, y al saldo que quede se le aplica el 25% observando el límite anual de 790 UVT.
Límites Mensuales y Anuales.
La norma establece límites mensuales para unos conceptos y límites anuales para otros conceptos.
Cuando se trata de límites mensuales, el monto que se reste en cada mes no puede superar ese límite.
Cuando se trata de límites anuales, no es obligatorio hacer un promedio mensual, es decir, no es necesario dividir el límite anual entre 12, y se puede incluir la totalidad del valor permitido en un solo mes, o en dos, etc., a elección del trabajador.
Procedimientos de retención en la fuente por salarios.
El Estatuto Tributario contempla dos procedimientos para determinar la retención en la fuente por ingresos laborales, y el agente de retención aplicará cualquiera de los dos según su voluntad o según lo solicite el trabajador sujeto a retención.
En los dos procedimientos o métodos se aplican los mismos descuentos y beneficios; lo que cambia es la forma de calcular o determinar la base sujeta a retención.
Procedimiento de retención número 1.
El procedimiento número 1 está contemplado en el artículo 385 del Estatuto Tributario y consiste en que cada mes se determina el porcentaje que corresponda según el monto del salario devengado.
En este procedimiento, el cálculo se hace individualmente para cada mes, de manera que es irrelevante lo que el trabajador haya devengado en meses anteriores.
Es importante anotar que cuando se trate de la prima de servicios, si se utiliza el procedimiento número 1, la retención sobre esta debe hacerse independiente de los demás pagos laborales.
Esto es así porque la prima de servicios es un pago que se realiza una vez cada seis meses, de manera que no es un pago mensual, y recordemos que el procedimiento número 1 está diseñado para determinar una retención mensual con base en el ingreso mensual.
En el procedimiento número 2, la prima de servicios sí se incluye dentro del total de ingresos, es decir que no se hace de forma independiente.
Procedimiento de retención número 2.
El procedimiento número 2 está contemplado en el artículo 386 del estatuto tributario, el cual consiste en determinar un porcentaje fijo aplicable semestralmente, de manera que cada semestre se determina el porcentaje de retención que se aplicará mes a mes en los siguientes seis meses.
El procedimiento número 2 se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada año, y se tomará el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el cálculo.
En el caso de que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomarán en cuenta los meses que lleve y se dividirá por ese mismo número.
Luego, mensualmente se sigue el mismo tratamiento que en el procedimiento 1 para efectos de determinar la base mensual de retención, a la cual se le aplicará el porcentaje fijo semestral calculado en junio o diciembre, puesto que una cosa es determinar el porcentaje fijo, y otra, determinar la base para aplicar el porcentaje fijo, base que sí se determina mensualmente.
Una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicará en cada uno de los siguientes seis meses, así la base depurada en cada mes no alcance el tope mínimo para estar sometido a retención en la fuente.
La tabla de retención en la fuente para ingresos laborales que se encuentra señalada en el artículo 383 del estatuto tributario establece que los pagos gravables superiores a 95 UVT se les practica retención, y en el caso de que utilicemos el procedimiento 2, puede ser que, en el mes de febrero, el salario solo sea de 90 UVT una vez depurado, y en tal caso se debe aplicar el porcentaje fijo de retención ya determinado con anterioridad, al tratarse precisamente de un porcentaje fijo sin importar el monto de la base depurada.
Es decir, que, en el procedimiento 2 de retención, una vez determinado el porcentaje fijo, no se utiliza la tabla de retención del artículo 383 del estatuto tributario, sino que siempre se utiliza el porcentaje fijo de retención sobre la base de retención, cualquiera sea su monto.
Esto no sucederá en el procedimiento 1, ya que solo se aplicaría retención si el salario gravable supera 95 UVT. En otras palabras, una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicará a los salarios de los seis meses siguientes sin importar el monto mensual de los mismos, lo que no sucede con el procedimiento 1, en el que solo se aplicaría retención si los ingresos gravados superan el monto de 95 UVT.
Después de seleccionado el procedimiento a utilizar y una vez determinada la base gravable en UVT (depurada), se lleva a la tabla del artículo 383 del estatuto tributario.
Con este artículo no se pretende explicar todos los detalles de la retención en la fuente por salarios, solo es una guía general que permite dar un entendimiento básico en la materia.
Finalmente se menciona que a normatividad local permite aplicar la retención en la fuente por salarios sobre ingresos provenientes de una relación no laboral, regulada por un contrato de servicios, sin embargo este no es un tema que se desarrolle en el presente artículo.
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