Retención en la Fuente – Deducciones

De acuerdo con la legislación local Colombiana, cada año todas las personas vinculadas mediante contrato de trabajo deben actualizar o confirmar las denominadas deducciones con el objeto de disminuir la base para aplicar la retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta.

Desde el punto de vista de un Empleado, la “planeación fiscal” del periodo gravable debe hacerse idealmente antes de que inicie, es decir, antes del mes de enero de cada año. En esta planeación, el mes de marzo es una época relevante ya que es el momento para que cada Empleado actualice los soportes de sus deducciones. De no hacerlo, el Empleador no tendrá más opción que dejar de tener en cuenta aquellas deducciones presentadas por el Empleado para el periodo fiscal inmediatamente anterior, causando con esto que la base de retención del Empleado se incremente así como el respectivo descuento de su salario.

Desde el punto de vista del Empleador, éste proceso de actualización de deducciones resulta también importante por cuanto le ayudará a no considerar aquellas deducciones que ya no se encuentren vigentes y aplicables, evitando así dejarlos expuestos ante posibles sanciones por inexactitud.

Es importante mencionar que cada vez más las alternativas de planeación se han disminuido considerablemente obligando de esta manera a cada Empleado a pagar un impuesto de renta mínimo porque las deducciones disponibles se encuentran limitadas. Por esta razón, es importante que cada Empleado evalúe la deducción a aplicar, no solo en su tipo sino también en su cuantía, ya que el exceso del límite no tendrá el efecto tributario deseado.

Teniendo en cuenta que las alternativas de planeación se han reducido considerablemente, el cumplimiento tributario se ha convertido en uno de los aspectos importantes a considerar porque ayuda a evitar pagos en exceso como por ejemplo sanciones tributarias, intereses por mora, honorarios de abogado, etc..

Como el propósito del Gobierno se ha venido consolidando en determinar un impuesto mínimo para cada Empleado, resulta también conveniente evitar un golpe financiero fuerte cada año al momento de pagar el impuesto anual de renta, por lo que cada Empleado debe comprender que entre menor sea su retención cada mes, muy probablemente el saldo a pagar por su impuesto de renta anual será mayor y viceversa.

Lo anterior lleva a considerar que un escenario conveniente, al menos en la mayoría de casos, sea aquel que le permita pagar al Empleado su impuesto de renta anual durante el año gravable mediante las retenciones mensuales, de tal suerte que al momento de pagar su impuesto anual y de imputar las respectivas retenciones, el valor a pagar por impuesto sea mínimo. Cada vez es más extraño ver, o al menos esa es la tendencia, que se generen saldos a favor del Empleado, por cuanto como ya se ha mencionado, los límites en deducciones entre otras medidas de control impuestas por el Gobierno como la nómina electrónica hacen que el impuesto a pagar se ajuste a lo que el Gobierno espera recibir de cada uno de los Empleados.

PLAZOS

Ha sido costumbre que los Empleados informen a sus Empleadores sus deducciones antes del 31 de marzo de cada año, sin embargo el plazo legal es hasta el 15 de abril. Algunos Empleadores solicitan o recuerdan a sus empleados el cumplimiento de este plazo, aunque no es obligatorio hacerlo y no es algo generalizado.

Se resalta que si no se aportan las deducciones cada año, no le es permitido al Empleador seguirlas aplicando. No obstante, el Empleado podrá aportar la documentación en cualquier época del año, obviamente que en los periodos en que no se cuente con los documentos soporte, el Empleador aplicará las retenciones sin considerar las deducciones hasta tanto no se actualicen apropiadamente por parte del Empleado.

DISMINUCIÓN RETENCIÓN EN LA FUENTE

A continuación se presenta un resumen de las alternativas que las personas naturales que perciban ingresos considerados como rentas de trabajo tienen para disminuir la base mensual de retención en la fuente:

ALTERNATIVA		TOPE	SOPORTE DOCUMENTAL
Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.	Aportes pensionales obligatorios al fondo de pensiones de jubilación o invalidez	La totalidad	Planilla de aportes a seguridad social Certificado o prueba de aportes voluntarios a pensión Certificación o extracto de cuentas de la administradora de fondos de cesantías Certificado de ingresos y retenciones Certificados de retención de las entidades financieras
	Fondo de solidaridad	La totalidad	Planilla de aportes a seguridad social Certificado o prueba de aportes voluntarios a pensión Certificación o extracto de cuentas de la administradora de fondos de cesantías Certificado de ingresos y retenciones Certificados de retención de las entidades financieras
	Aportes voluntarios al RAIS*	Hasta el 25% del ingreso laboral , limitado a 2.500 UVT.	Planilla de aportes a seguridad social Certificado o prueba de aportes voluntarios a pensión Certificación o extracto de cuentas de la administradora de fondos de cesantías Certificado de ingresos y retenciones Certificados de retención de las entidades financieras
	Aporte obligatorio a salud	La totalidad	Planilla de aportes a seguridad social Certificado o prueba de aportes voluntarios a pensión Certificación o extracto de cuentas de la administradora de fondos de cesantías Certificado de ingresos y retenciones Certificados de retención de las entidades financieras
	Disminución de la base para trabajadores independientes	Valor total del aporte obligatorio al Sistema General de Seguridad Social en Salud realizado por el independiente, según la Ley.	Adjuntar a su factura o documento equivalente, si a ello hubiere lugar, la constancia del pago de estos aportes. En el caso de que su cotización alcance el tope legal de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes, por la totalidad de sus ingresos por el respectivo periodo de cotización deberá dejar expresamente consignada esta situación.
Deducciones	Los pagos de alimentación a que se refiere el artículo 387-1 del estatuto tributario	41 UVT mensuales	Adjuntar a su factura o documento equivalente, si a ello hubiere lugar, compra de vales o tiquetes.
	Intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda	Hasta 100 UVT mensuales.	* Certificado de pagos por concepto de intereses o corrección monetaria originados en préstamos para adquisición de vivienda (El valor de esta deducción no puede exceder 100 UVT en el mes. Cuando el certificado fue otorgado a ambos cónyuges, la deducción podrá ser solicitada en su totalidad en cabeza de uno de ellos, siempre y cuando manifieste en su solicitud que el otro cónyuge no lo ha solicitado. * Certificado de pagos por concepto de intereses y/o corrección monetaria o costos financieros originados en contratos de leasing habitacional. (El valor de esta deducción no puede exceder 100 UVT $ 3.800.400 en el mes). Se debe entregar el Certificado de la entidad que otorga el Leasing Habitacional.
	Pagos por salud diferentes al POS	Hasta un valor máximo de 16 UVT mensuales.	* El certificado del valor pagado en el año inmediatamente anterior en el cual el contribuyente debe tener la titularidad del contrato. * Para los pagos efectuados a seguros de salud, se deberá contar con la certificación de los valores pagados en el año inmediatamente anterior.
	Pagos por dependientes	Hasta el 10% mensual del total de los ingresos brutos del respectivo mes, hasta un máximo de 32 UVT mensuales.	Hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años, se deberá enviar oficio declarando bajo gravedad de juramento la dependencia del hijo, informando el nombre completo, documento de identidad, edad, y anexar copia del registro civil de nacimiento. Es importante precisar que esta información deberá enviarse de acuerdo con el ciclo educativo que se desarrolló (trimestral, semestral o anual), de los contrario no procederá el beneficio.
			Hijos del contribuyente entre los 18 y 23 años, cuando el padre o la madre se encuentre financiando su educación en institucionales formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente, se deberá anexar oficio en los términos antes mencionados: registro civil de nacimiento, fotocopia de documento de identidad y certificación de la institución educativa en la que el dependiente se encuentre estudiando o recibo de pago del semestre, año o trimestre actualmente cursado. Es importante precisar que esta información deberá enviarse de acuerdo con el ciclo educativo que se desarrolló (trimestral, semestral o anual), de los contrario no procederá el beneficio.
			Hijos mayores de 23 años que se encuentren en condición de dependencia por incapacidad originada por factores físicos o psicológicos, se deberá anexar certificación de Medicina Legal, empresa administradora de salud a la cual se encuentre afiliado o cualquier otra entidad que legalmente sea competente, así como también el oficio antes ya mencionado, registro civil de nacimiento y fotocopia del documento de identidad.
			Cónyuge o compañero permanente que se encuentre en condición de dependencia por ausencia de ingresos o con ingresos inferiores a 260 UVT certificados por contador público, o por dependencia originada por factores físicos o psicológicos certificados por una entidad competente. Debe anexarse oficio bajo gravedad de juramento, registro civil de matrimonio y/o declaración de unión marital de hecho, fotocopia del documento de identidad, fotocopia de la tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios del contador que certifiquen la dependencia.
			Padres y/o hermanos del contribuyente que se encuentren en condición de dependencia certificada por medicina legal o empresa EPS a la cual se encuentre afiliado, o por ausencia de ingresos o ingresos inferiores a 260 UVT, debidamente certificada por contador público. Se deberá anexar oficio en los términos anteriormente señalados. Para el caso de los padres se requerirá registro civil de nacimiento del contribuyente.
Rentas exentas	El auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías en la parte no grava, conforme a lo establecido el numeal 4 del artículo 206 del estatuto tributario.	Limitado a salarios recibios por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis (6) últimos meses de vinculación laboral no exceda de 350 UVT.	Certificado de las cesantías expedido por el fondo.
	Aportes voluntarios que haga el trabajador, el empleador, o los aportes del partícipe independiente a los seguros privados de pensiones, a los fondos voluntarios de pensión y obligatorias, administrados por las entidades vigiladas por la Superfinanciera.	Hasta una suma que adicionada al valor de los aportes a las cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC) y ahorro voluntario contractual (AVC) no exceda del 30% del ingreso laboral o ingreso tributario del año, y hasta un monto máximo de 3.800 UVT por año.	Certificado de los aportes voluntarios que haga el trabajador a los fondos de pensiones voluntarios y obligatorios, los cuales no harán parte de la base para calcular la retención hasta completar una suma que adicionada a los aportes a cuentas AFC no supere el 30 % del ingreso laboral o tributario anual, sin que exceda las 3.800 UVT.
	Sumas destinadas por el trabajador al ahorro para el fomento de la construcción (AFC) o a las cuentas de ahorro voluntario contractual (AVC)	Hasta una suma que, adicionado al valor de los aportes voluntarios a los seguros privados de pensiones, no exceda del 30% de su ingreso laboral o ingreso tributario del año; y hasta un monto máximo de 3.800 UVT por año.	Certificados de los montos que los contribuyentes depositen en las cuentas AFC, los cuales no formarán parte de la base de retención hasta una suma que adicionada al valor de los aportes voluntarios del trabajador no exceda el 30 % del ingreso laboral o ingreso tributario anual, según sea el caso, y hasta un monto máximo de 3.800 UVT anuales (137.970.400 por 2021).
	Otras Rentas exentas	E.T., art. 206, para asalariados.	Están gravados con el impuesto sobre la renta y complementarios la totalidad de los pagos o abonos en cuenta provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, salvo las mencionadas en el citado artículo.
	El 25% del ingreso laboral en los términos del numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario.	790 UVT anuales.	No requiere un soporte especial.

Tenga en cuenta que la suma total de deducciones y rentas exentas no podrá superar el cuarenta por ciento (40%) del resultado de restar del monto del pago o abono en cuenta los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional imputables. Esta limitación no aplicará en el caso del pago de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos profesionales, las indemnizaciones sustitutivas de las pensiones y las devoluciones de ahorro pensional.

Para el caso del 25 % de renta exenta, recuerde que todas las personas que trabajan tienen un 25 % de la renta de trabajo exenta. Se trata entonces de un descuento que le harán de forma automática.

Los retiros parciales o totales de la cuenta de aportes voluntarios a pensiones sin el cumplimiento de los requisitos para ser tratados como renta exenta, están sujetos a retención en la fuente por parte de la sociedad administradora a la tarifa del 35% (DUR. 1625/2016, art. 1.2.4.1.41; D.R. 359/2020).

Si requiere una guía de formato en el que el Empleado solicita a su Empleador la aplicación de deducciones, por favor haga click en el siguiente recuadro para descargar el formato respectivo: