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Facturación Electrónica Resolución 0042 Mayo 05 de 2020 – DIAN

PRINCIPALES NOVEDADES

Código Único de Documento Electrónico – CUDE: Así como las facturas deben incluir el denominado CUFE, las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa deben incluir el denominado Código Único de Documento Electrónico – CUDE el cual está constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca los citados documentos.

Expedición y entrega de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición: La expedición se cumple cuando la misma sea entregada al adquirente de manera física o electrónica según el caso.

Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta: En principio todos los documentos relacionados con la facturación deben ser remitidos a la DIAN incluyendo aquellos relacionados con facturas emitidas con sistemas de facturación anteriores. Así se desprende de la interpretación hecha al numeral 25 de las definiciones, cuando indica que las notas débito y notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta.

Factura de venta – Copias son Válidas: Se dispone que las copias de las facturas son idóneas para todos los efectos tributarios y contables. Es algo que se veía venir en especial cuando estamos en el proceso de implementación de la facturación electrónica.  

Sujetos obligados a expedir factura y/o documento equivalente: Se dispone los sujetos obligados a expedir factura incluyendo ahora el documento equivalente.

Sujetos obligados a expedir factura de venta de talonario o de papel: Se dispone los casos en que se podrá facturar por talonario siendo éstos cuando existan inconvenientes tecnológicos y aquellos que no están obligados y solo hasta el momento del vencimiento del plazo para facturar electrónicamente.

Requisitos de la factura electrónica de venta: La factura debe estar denominada como factura electrónica de venta, ya no se debe denominar factura de venta. Igualmente se incluye un nuevo requisito en la descripción del adquirente indicando que se debe incluir su NIT y en su defecto el número de identificación y en su defecto indicar el código “222222222222”.

Requisitos de la factura de venta de talonario o de papel: Se destaca, entre otros, los siguientes:  debe estar denominada expresamente como factura de venta de talonario o de papel, igualmente se incluye un nuevo requisito en la descripción del adquirente indicando que se debe incluir su NIT y en su defecto el número de identificación y en su defecto indicar el código “222222222222”, nombre del fabricante del software, forma y medio de pago, indicar la calidad de agente retenedor de IVA, impuesto al consumo o de bolsas plásticas, código QR.

Documentos equivalentes a la factura de venta y sus requisitos. Se establecen los documentos equivalentes y los requisitos generales y particulares que deben cumplir cada uno. Es importante recordar que la Ley 2010 se dispone que el documento expedido en el sistema de facturación POS, no constituye soporte para costos, gastos, deducciones o impuestos descontables y que el cliente podrá, para tal efecto, solicitar la factura electrónica de venta.  Hay excepciones?

El documento equivalente electrónico. Se dispone que éste documento podrá comprender los documentos equivalentes citados en la Resolución en comento y que será desarrollado por la DIAN mediante resolución y que en todo caso debe implementarse antes del 30 de junio de 2020.

Calendario de implementación de la factura electrónica de venta. Para todos los sujetos obligados a expedir factura electrónica el registro y habilitación debe completarse a más tardar el 15 de mayo de 2020, Igualmente dispone que la fecha para comenzar a expedir la respectiva factura electrónica se cumplirá por grupos, así:

Grupo 1: junio 15 de 2020                              Grupo 2: julio 1 de 2020.

Grupo 3: agosto 4 de 2020                             Grupo 4: septiembre 1 de 2020

Grupo 5: octubre 1 de 2020                           Grupos 6, 7 y 8: noviembre 1 de 2020

Para determinar el grupo al que se pertenece de debe tener en cuenta el código CIIU del obligado a facturar registrado en el RUT. Según la DIAN se debe tener en cuenta para este propósito, tanto la actividad principal como la secundaria.

Para el caso de los demás sujetos obligados, independientemente de la actividad económica CIIU, el plazo para expedir la factura electrónica será entre junio 15, octubre 1 y noviembre 1 de 2020, según el grupo al cual pertenezcan (ver el numeral 2 del artículo 20 de la Resolución 000042 de 2020).

Esta Resolución dispone a su vez que el plazo máximo para la adopción del anexo técnico 1.7-2020, será de treinta (30) días calendario.

Código Único de Factura Electrónica -CUFE y Código Único de documento electrónico -CUDE. Se dispone el procedimiento para la generación del CUFE  con el cual también se genera el CUDE para las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso.

Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos. En estos casos se dispone que el obligado a facturar deberá expedir la factura electrónica de venta, así como la entrega de las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta según el caso, al adquirente sin la validación previa y en tal sentido se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta.

Dichos documentos deberán ser transmitidos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio cumpliendo con el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

Se recomienda siempre dejar evidencia de la contingencia presentada y dejarla como soporte de aquellos documentos que se transmitieron en contingencia.

Expedición de factura electrónica de venta. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta cuando la misma sea entregada al adquirente a por correo electrónico y por transmisión servidor-servidor para los adquirentes facturadores electrónicos. Se eliminó la fecha de agosto 2020 para usar el correo electrónico y según la nueva reglamentación ahora es un medio valido para cumplir con el deber de entrega de la factura.

Lo anterior también aplica para y no facturador electrónico en cuyo caso se dispone que se puede entregar la impresión de la representación gráfica.

Notas débito, notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta. Se establece los requisitos que deben contener éstos documentos dentro de los que se destaca: deben estar expresamente llamados como lo dispone la norma: “nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta”, según corresponda, cada uno de estos documento debe contener tanto el CUFE como el CUDE, también se dispone que se debe incluir la leyenda «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren su identificación, éstos documentos deben estar detallados registro por registro, incluir el código QR, entre otros.

Estos documentos están sujetos al proceso de validación y generación y deben ser entregados al adquirente según los anexos técnicos respectivos.  

Igualmente se dispone que la nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas.

Para el caso de inconveniente tecnológico de la DIAN para transmitir estos documentos, se usará el mismo procedimiento dispuesto para las facturas electrónicas.

Inconvenientes tecnológicos. Se establece el procedimiento que regula los inconvenientes tecnológicos atribuibles al facturador electrónico, al adquirente electrónico y a la DIAN en caso de problemas con la expedición de la factura, su entrega, recepción y validación previa, respectivamente.

Además se dispone que los inconvenientes tecnológicos deberán ser informados de manera electrónica cuando se presenten los mismos, atendiendo a lo dispuesto en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta» y así mismo aplicará su regulación cuando se facture a través de un proveedor tecnológico y éste presente inconvenientes tecnológicos.

Expedición y transmisión de la factura de venta de talonario o de papel y de los documentos equivalentes: Se establece el procedimiento para la expedición y transmisión de la factura de venta de talonario o de papel y de los documentos equivalentes.

Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos. En estos casos se dispone que el obligado a facturar deberá expedir la factura electrónica de venta, así como la entrega de las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta según el caso, al adquiriente sin la validación previa y en tal sentido, se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta.

Características, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos del tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S. Los obligados a facturar que opten por utilizar el tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S., deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen los aspectos técnicos descritos en la Resolución.

El documento equivalente electrónico. Se dispone que el documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de que trata el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y los numerales 1 a 12 del artículo 13 de la Resolución.

Está sujeto a reglamentación por la DIAN entidad que deberá establecer los plazos, requisitos, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos. Se dispone que la implementación de los documentos equivalentes electrónicos deberá realizarse a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021, atendiendo lo dispuesto en el artículo 90 la Resolución.

Servicio informático electrónico de numeración de facturación. Se establece el servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración consecutiva, que se encuentra dispuesto en la página WEB de la DIAN el cuál permitirá al sujeto obligado, cumplir con el requisito de la numeración consecutiva en los siguientes documentos: 1. Factura electrónica de venta, 2. Factura de talonario o de papel, 3. Documentos equivalentes, expedido por las máquinas registradoras con sistema POS, 4. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Numeración consecutiva. Se dispone que corresponde un sistema de numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado, el cual está compuesto por: 1. Numero consecutivo, 2. Prefijo compuesto por cuatro (4) letras, números o su combinación, 3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración.

Autorización. Es la asignación de la numeración consecutiva que realiza la DIAN, previa solicitud por parte del obligado, la cual contiene: 1. Número, fecha y vigencia de la autorización, 2. Rangos de numeración, 3. Prefijos cuando fuere del caso.

Se debe solicitar una nueva autorización previo a que se agote la vigente o en el caso en que se agote o se encuentre vencida, la autorización inicial de numeración. La numeración consecutiva es necesaria para la asignación de la clave técnica.

Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento.

Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos y condiciones de la Resolución y ser generado de forma física por adquiriente y electrónico cundo el facturador sea electrónico se debe generado en forma electrónica. Se destaca que uno de los requisitos de éste documento es que se debe denominar expresamente como “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.

Este reporte es solo con propósito gerencial o ilustrativo. Por favor no tome decisiones con base en este documento. Para más información por favor contáctenos:

colombia@fsc-law.com

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